Was Sie hier erwartet

In einer Senats- oder Bezirksverwaltung werden auf unterschiedliche Weise Daten generiert: In Fachverfahren, über eigene Erhebungen oder durch Beauftragungen an externe Dienstleister. Kaum ein Vorgehen in der Verwaltung kommt mittlerweile ohne Daten aus. Und oftmals werden Daten aus der Verwaltung angefragt. Zum Beispiel aus der Zivilgesellschaft, von anderen Behörden oder benachbarten Abteilungen und natürlich von Presse und Medien.

Eine strukturierte Übersicht über alle Datenbestände und deren Metadaten hilft daher nicht nur Datenbestände, und Verantwortlichkeiten festzuhalten und interessante Datensätze zu identifizieren. Eine behördenweite Datenübersicht ist auch ein Faktor interne Prozesse zu beschleunigen.

Mithilfe einer Dateninventur werden Daten beschrieben und katalogisiert. So wird z.B. auch deutlich wie häufig Daten aktualisiert werden müssen oder welche Schritte notwendig sind, um die Daten als Open Data bereitzustellen.

Wie wir in dieser Etappe unterstützen

In einer Senats- oder Bezirksverwaltung werden auf unterschiedliche Weise Daten generiert: In Fachverfahren, über eigene Erhebungen oder durch Beauftragungen an externe Dienstleister. Kaum ein Vorgehen in der Verwaltung kommt mittlerweile ohne Daten aus. Und oftmals werden Daten aus der Verwaltung angefragt. Zum Beispiel aus der Zivilgesellschaft, von anderen Behörden oder benachbarten Abteilungen und natürlich von Presse und Medien.

Wichtigste Dateninventur-Vorteile

• Klare Zuständigkeiten

  Mit einer Dateninventur werden eindeutige Zuständigkeiten innerhalb der Behörde für Datensätze klar und transparent. Gegenüber anderen Behörden und Datenutzer:innen gibt es eine Ansprechperson, die Fragen zum Datensatz beanmtworten kann.

• Identifizierung von offenen Datensätzen

  Welche Daten(sätze) sich als offene Daten eignen bzw. welche Schritte notwendig sind um sie zu öffnen, kann mit einer Dateninventur vorbereitet werden.

• Systematische Katalogisierung

  Eine systematische Datenerfassung innerhalb der Behörde ist die Grundlage für einen Überblick über die Daten, mit denen innerhalb der Behörde gearbeitet werden.

• Wichtige Vorarbeit für Datenqualität

  Eine Dateninventur hilft dabei Daten zu beschreiben (Metadaten) und ist damit ein wesentlicher Vorbereitungsschritt für eine hochwertige Aufbereitung der Daten.

• Nachhaltige Datengovernance

  Häufige externe oder interne Anfragen z.b. durch Presse oder besi schriftlichen Anfragen können aufgrund der neuen Transparenz und klaren Zuständigkeien effizient beantwortet werden.

• Unterstützung des Geschäftsprozessmanagements

  Im Zuge eines Geschäftsprozessmanagements werden interne Prozesse und Verfahren beschleunigt. Wird dabei die Dateninventur direkt mitgedacht und z.B an einer Prozesslandkarte angedockt, können Synergien erzielt werden.